BACKUP en la Pyme
El valor de proteger los datos
 La información que guarda en las computadoras y servidores es cada vez más importante para sus negocios. Al mismo tiempo, cada día surgen nuevas amenazas que la ponen en peligro desde virus y distintas formas de ataques generadas por los hackers, hasta un sabotaje interno. En este artículo se tratan las diversas estrategias que usted puede implementar para mantener los datos bien protegidos.
¿Alguna vez se detuvo a pensar en la importancia de los datos que guarda en su computadora?. Y sin ánimo de ser fatalistas, ¿consideró qué ocurriría si por alguna razón, cualquiera fuese ésta, esa información se perdiera, se dañara o cayera en manos de sus competidores?. Si nunca lo hizo, no se alarme; prácticamente ninguna pequeña y mediana empresa da a la protección de los datos la importancia que se merece.
Si no, veamos las conclusiones de un informe realizado por la empresa especializada en soluciones de almacenamiento EMC, entre 300 pequeñas y medianas empresas argentinas. El estudio muestra que sólo el 20% de ellas cuenta con un plan estandarizado de respaldo de sus datos.
La encuesta evaluó el grado de cumplimiento de los resguardos básicos que deben hacerse a la hora de encarar una estrategia de protección: tener un plan de backup armado, probarlo al menos dos veces al año para asegurarse que funciona correctamente, realizar un backup de la información crítica en forma diaria utilizando un medio magnético adecuado y uno integral al menos una vez por semana, y mantener dos copias del backup, una en un sitio externo y otra en las propias oficinas.
Sólo el 7,4% realiza backups diarios de su información crítica. El 21% lo hace semanalmente, el 23,1% de manera bimestral, mensual o trimestral y el 48,5%, sin periodicidad fija. Sólo el 17% de las empresas consultadas tiene una copia del backup en un sitio alejado de sus oficinas. Apenas el 8% de las firmas consultadas ha probado sus sistemas de backup una vez en los últimos doce meses, y sólo el 1,5% lo ha hecho en más de una oportunidad en el último año. El 5% lo hizo alguna vez, y el 85,5% restante no lo ha hecho nunca.
Y si usted está pensando que éstas son sólo estadísticas, intente digerir el siguiente dato: a nivel mundial, se estima que el 93% de las empresas que pierden datos críticos para sus negocios acaba cerrando en menos de cinco años, por no haber tomado nunca las precauciones necesarias.
ESTRATEGIAS DE BACKUP
El backup de datos le permite a una empresa sobrevivir, aún cuando ésta sufra algún problema con sus instalaciones o su equipamiento informático.
Corte de luz repentino justo en el momento en que una aplicación estaba leyendo datos del disco rígido. Un pequeño fuego en el espacio exacto que ocupan las computadoras. Un empleado a punto de ser echado que decide formatear discos como regalo de despedida.
Las maneras que tiene una empresa de perder la información almacenada son cada vez más variadas, pero siempre igual de peligrosas: hoy por hoy, con la tecnología jugando un rol tan importante en los negocios, quedarse sin los datos de los clientes, de las transacciones, de las deudas por cobrar o de los pedidos pendientes puede ser, directamente, causa de quiebra.
Las compañías chicas, recién le dan valor a la información cuando ha ocurrido algún problema de pérdida que haya afectado de manera directa el negocio.
¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir la estrategia más efectiva para hacer backup? Primero y principal, el volumen de información. El dispositivo elegido deberá tener la capacidad suficiente como para almacenar una copia completa de los datos críticos. De nada sirve comprar hardware "justo", porque como el volumen de datos tiende a crecer, lo más probable es que quede chico en el corto plazo, y que los ahorros que se lograron en esa primera compra se conviertan en gastos innecesarios y en mayor dificultad de administración, consecuencia de tener muchos dispositivos, en el futuro.
También es importante la frecuencia de actualización de los datos. Una empresa que quiera hacer un backup diario tiene que apostar por sistemas rápidos y eficientes. Existen diferentes dispositivos de almacenamiento: la cintas, los discos rígidos externos, y hasta algunas soluciones más informales y "caseras", como los CDs o los DVDs, que, si bien no constituyen la alternativa ideal, siempre son mejor que nada.
El método más popular en las grandes empresas para realizar backups es sobre sistemas de cinta. Algunos fabricantes, como HP o Sony, acercan propuestas para el segmento pyme, aunque más inclinadas hacia las empresas medianas.
En general, quienes eligen sus soluciones provienen de dos segmentos diferenciados: O son empresas que llevan muchos años haciendo backup en cinta y necesitan migrar de tecnología, o son compañías que están detectando la necesidad recién ahora.
DATOS DIFUNDIDOS POR EMC A FINES DE 2006 MOSTRARON QUE SÓLO EL 20% DE LAS PYMES DESARROLLÓ UNA ESTRATEGIA ÓPTIMA DE RESPALDO Y PROTECCIÓN DE DATOS.
Hay un punto clave que no puede dejarse de tener en cuenta: comprar un sistema de cintas o de discos no garantiza que se haga un backup exitoso. Es necesario contar con el software adecuado (la mayoría de estos sistemas incluye uno) y utilizarlo como corresponde.
Muchas pymes tienden a usar la herramienta backup que viene por defecto con el sistema operativo de sus servidores, pero es muy riesgoso, porque se trata de productos limitados.
Este tema no es menor: una de las principales causas de fracaso en el uso de herramientas de backup en las pymes es, precisamente, el "olvido" de hacer las copias o el "aburrimiento" producido por software imposible de entender.
Otro punto a favor: prácticamente todas las aplicaciones que hay en el mercado hoy en día para realizar copias de resguardo, brindan la opción de automatizar las tareas, por lo que con sólo algunos controles esporádicos, el problema puede estar resuelto.
Backup económico - Alternativas
Existen muchas compañías que no pueden afrontar la inversión requerida para la instalación de sistemas complejos de cinta o de discos.
Por ejemplo, una alternativa económica son los DVDs. Son ideales para empresas muy chicas, por su bajo costo y por la seguridad que ofrecen. Sin embargo, hacer un backup en DVD es un riesgo, porque es un medio pensado para el hogar y una tecnología a la que aún le falta madurar.
Otra alternativa, más estructurada son los discos rígidos portátiles, que ofrecen una mayor resistencia a los golpes y vibraciones, porque tienen una fuerte cubierta que da mayor durabilidad y protección contra caídas y salpicaduras de líquidos, sensores de movimiento y brindan alta seguridad contra intrusos, mediante reconocimiento de huella digital y encriptación de documentos.
En definitiva, el sistema de backup ideal será el que tenga el costo más bajo y el que garantice un almacenamiento seguro de la información, un acceso a la hora de recuperarla y capacidad para gestionar los datos rápidamente, respondiendo en todo momento a los requerimientos de la empresa.
Típicas ofertas de los proveedores de storage de valor agregado:
- Implementación y configuración de equipos.
- Instalación y configuración de software.
- Capacitación del personal a cargo del backup o del almacenamiento.
- Monitorización remota de la arquitectura de almacenamiento.
- Desarrollo de un plan de continuidad del negocio ante fallas en los equipos informáticos.
- Desarrollo de políticas de backup.
- Estrategia de centralización y consolidación del almacenamiento.
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